DariuszSankowski / Pixabay

การทำลายเอกสาร
ในการทำลายเอกสารนั้น หลักสำคัญคือจะต้องมีการกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารต่างๆ
ทั้งนี้ เพื่อจะได้มีการสำรวจเพื่อเป็นการคัดเลือกและเสนอขออนุมัติทำลายต่อไปตามรายละเอียดข้างต้น
– เก็บไว้ 1 ปี ได้แก่ หนังสือเข้า-ออก ติดต่อระหว่างหน่วยงาน ซึ่งได้มีการดำเนินการตามนั้น
เรียบร้อยแล้ว
– เก็บไว้ 2 ปี ได้แก่แบบฟอร์มเกี่ยวกับการเงินด้านต่างๆ รายงานและสรุปผลเกี่ยวกับ
การปฏิบัติงานเป็นการภายใน
– เก็บไว้ 7 ปี ได้แก่สัญญารับจ้างต่างๆ ข้อตกลงต่างๆ ซึ่งเป็นลายลักษณ์อักษร (ให้เก็บต่อไปอีก 7 ปี
หลังจากเสร็จสิ้นลงตามสัญญานั้นๆ แล้ว) บัญชีพัสดุต่างๆ รวมทั้งบันทึกเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงพัสดุนั้นๆ
– เก็บเท่าที่กฎหมายหรือกฎข้อบังคับเฉพาะอย่างได้ระบุเอาไว้หรือเก็บเอาไว้ในระยะเวลาอันสมควร
– เก็บตลอดไป ได้แก่ โฉนด พันธบัตร ทะเบียนยานพาหนะ ระเบียบของกรม ฯลฯ
ประเภทของเอกสาร
เอกสารประเภทต่างๆ โดยทั่วไปอาจจะจำแนกได้เป็น 4 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1) เอกสารที่ยังอยู่ในระหว่างปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารโต้ตอบที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ รวมทั้งเอกสาร
ที่โต้ตอบเสร็จแล้ว แต่ยังมีความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการอ้างอิงอยู่บ่อยๆ
2) เอกสารที่ได้มีการโต้ตอบเสร็จแล้ว แต่ยังมีความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการอ้างอิงโต้ตอบเอกสาร
อยู่ในบางครั้ง
3) เอกสารซึ่งมีความสำคัญ หมายถึง เอกสารบางอย่างที่มีทางประวัติศาสตร์ ทางกฎหมาย วรรณคดี
หรือเกี่ยวกับหลักฐานการเงิน
4) เอกสารซึ่งสมควรทำลาย หมายถึง เอกสารซึ่งไม่มีค่าในการใช้อ้างอิงอีกต่อไป หรือเอกสาร
ซึ่งพ้นระยะเวลาที่ควรเก็บอีกต่อไป
นอกเหนือไปจากนี้เราอาจจำแนกเอกสารออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้อีกอย่าง คือ เอกสารทั่วไปและ
เอกสารลับ การจำแนกเอกสารออกเป็นประเภทต่างๆ ดังกล่าวข้างต้นจะมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิด
กับการควบคุมในการจัดเก็บเอกสาร
ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารไว้ในแฟ้ม เราอาจจัดเก็บโดยระบบการจำแนกเอกสารระบบใดระบบหนึ่งดังนี้
1) จำ แนกตามหัวข้อเรื่อง คือ กรณีที่เราจำ แนกเอกสารออกเป็นหัวข้อใหญ่ๆ ตามหน้าที่
ความรับผิดชอบของหน่วยงานนั้นๆ หรือจำแนกตามบริการที่ให้แก่ผู้อื่น เอกสารโดยทั่วไปจะมีหัวข้อใหญ่ๆ
10 หมวด ดังนี้ คือ
หมวดที่ 1 การเงินและงบประมาณ
หมวดที่ 2 มติคณะรัฐมนตรี คำสั่ง ระเบียบ คู่มือ
หมวดที่ 3 การโต้ตอบ
หมวดที่ 4 การบริหารทั่วไป
หมวดที่ 5 การบรหิ ารบคุ คล
หมวดที่ 6 เบ็ดเตล็ด
หมวดที่ 7 การประชุม
หมวดที่ 8 การฝึกอบรม บรรยาย ทุน และการดูงาน
หมวดที่ 9 พัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดิน และสิ่งก่อสร้าง
หมวดที่ 10 สถิติ และรายงาน

แสดงความเห็นเพื่อเป็นกำลังใจ ให้กับทางเว็บ