มีผู้ให้ความหมายของการประชุมสรุปได้ดังนี้ การประชุม หมายถึงการที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาร่วมปรึกษาหารือเพื่อกระทำกิจกรรมให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งตามที่กำหนดไว้
การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารและการทำงานเป็นคณะ การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องมีเป้าหมายแน่นอน มีวาระการประชุมชัดเจนไม่ใช้เวลานาน ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็น การประชุมทุกครั้งต้องมีการบันทึกการประชุมอย่างถูกต้อง การเตรียมการประชุมเป็นเรื่องจำเป็นอย่างหนึ่งที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ได้แก่ เตรียมสถานที่ เตรียมวาระการประชุม เตรียมเอกสารและอุปกรณ์ต่าง ๆ ประธานและเลขานุการที่ประชุมจึงต้องมีการเตรียมตัวด้วย
การประชุมโดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 5 ประเภทคือ
- การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร
- การประชุมเพื่อโน้มน้าวจูงใจ
- การประชุมเพื่อระดมความคิด
- การประชุมเพื่อพิจารณาตัดสินใจ
- การประชุมการพัฒนาการเรียนรู้
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบใด ความสามารถในการนำประชุมยังเป็นทักษะที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้บริหารหรือผู้นำองค์กร เนื่องจากสภาพภายในห้องประชุมจริง ๆ แล้วก็ไม่ต่างอะไรกับภายในสถานที่ทำงานนัก เนื่องจากมีองค์ประกอบหลายอย่างคล้าย ๆ กัน อาทิเช่น มีคนหลาย ๆ คน ร่วมกันคิด ร่วมกันทำ ร่วมกันประชุม อาจมีเรื่องของบุคลิกภาพของแต่ละคน ทัศนคติ มุมมอง ความรู้ความเข้าใจ การเมืองภายในระหว่างหน่วยงาน หรืออาจมีแม้กระทั่งความขัดแย้งกันอยู่ก็เป็นได้
การเป็นประธานที่ประชุมจึงไม่ใช่เรื่องที่ง่าย เนื่องจากเป้าหมายสูงสุด คือ ประสิทธิผลที่จะได้จากการประชุม แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่ยากเกินความสามารถในบ้านเรามีนักบริหารหลายคนทีเดียว ที่ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน อันเนื่องมาจาก
ความสามารถในการบริหารคน และบริหารเวลา แจกงาน และติดตามความก้าวหน้าของการประสานงาน ผ่านที่ประชุมคณะต่าง ๆ เป็นหลัก
โดยส่วนใหญ่แล้ว ความสำเร็จในบทบาทของการเป็นประธานที่นำประชุมจะมาจากปัจจัยสำคัญ 3 ประการคือ บุคลิกภาพส่วนตัว เทคนิควิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการนำประชุม และพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม
